Så skapar du bättre möten online

2014/10/17|

Sluta slösa på värdefull arbetstid och på att resa till och från möten. Ett väl genomtänkt möte över webben är både effektivt och mer miljövänligt.

Dagens kommunikationsteknik och kommunikationstjänster skapar helt nya möjligheter, och ger förutsättningar för att uppnå det mesta traditionella fysiska arbetsmöten kräver. Dessutom kan du arrangera möten och dialoger som med traditionellt tänk vore en omöjlighet. Senast idag hade vi ett möte med deltagare som befann sig i Krabi, Seattle, Göteborg och Gällivare. Gå in för möten över webben i så stor omfattning som möjligt men gör det metodiskt:

1. Val av verktyg

Fundera över vilka funktioner mötet kräver av ditt mötesverktyg. Är det verkligen nödvändigt att ni behöver se varandra på video eller fungerar det lika bra med bra ljudkvalitet?
Prioritera bland funktionerna

  • Ljud
  • Video
  • Gruppvideo
  • Chat
  • Fildelning
  • Medverkan via fast telefon eller smart mobil
  • Skärmdelning
  • Whiteboard
  • Spela in mötet

Antal mötesdeltagare lägger också villkor på vilka funktioner som skall prioriteras.

2. De flesta arbetsmöten kräver få tekniska funktioner

Vi på Koinor Future AB hade 2006 ett eget mötesrum på Marratech som hade alla möjliga finesser vi då ansåg oss behöva. Så här i efterhand kan vi konstatera att vi nog hade klarat oss med en bråkdel. Kanske är det också därför som vi inte anammat Adobe Connect. Mina tre favoritverktyg i dagsläget:

Slösa inte värdefull tid på att bråka med tekniken

Lär dig mötesverktyget väl. Inställningar för ljudkvalitet och funktionernas benämningar och placeringar är viktigt att snabbt rätta till de gånger det krånglar. Se till att deltagarna tränar lite teknik före mötet så slipper värdefull mötestid används för att fixa deltagarnas teknikkrångel

3. Förbered dig själv och mötesdeltagarna

Om det är du som organiserar eller bjuder in till mötet är det en god regel att ha en agenda för mötet. En bra inledning med att ange syftet med mötet och en uppsummering i punktform är värdefullt.

Leave A Comment